Termini di servizio

I presenti Termini disciplinano l’utilizzo del sito dnaiautomation.com e della piattaforma DnAI ProspectOS. Eventuali servizi di consulenza, sviluppo e automazione personalizzati forniti da DnAI Automation sono regolati dalle specifiche proposte, offerte o accordi conclusi con il cliente. 1. Titolare del servizio Il servizio è gestito da: Arles Orfei – DnAI Automation Via Tiburtina 65 00029 Vicovaro (RM), Italia Email: info@dnaiautomation.com 2. Ambito dei servizi DnAI Automation progetta sistemi di intelligenza artificiale, automazioni e integrazioni per professionisti e organizzazioni. DnAI ProspectOS è una piattaforma SaaS progettata per supportare la gestione e la qualificazione dei prospect, l’organizzazione delle opportunità commerciali, l’esecuzione di workflow e l’analisi delle performance. Le funzionalità possono includere: agenti AI conversazionali; qualificazione e scoring dei prospect; CRM operativo; workspace e strategie personalizzate; workflow e follow-up; dashboard e analytics; preparazione e analisi delle call; integrazioni con servizi esterni. 3. Destinatari del servizio DnAI ProspectOS è destinata principalmente a persone maggiorenni che operano per finalità professionali, tra cui professionisti, consulenti, networker, agenti, reti commerciali, team vendita e organizzazioni. L’utente dichiara di avere la capacità e le autorizzazioni necessarie per utilizzare il servizio nell’ambito della propria attività. 4. Registrazione e account Per utilizzare alcune funzionalità può essere necessario creare un account. L’utente si impegna a: fornire informazioni corrette e aggiornate; proteggere le proprie credenziali; non condividere l’account con soggetti non autorizzati; informare tempestivamente DnAI Automation in caso di accessi sospetti; mantenere aggiornate le informazioni relative alla propria attività. L’utente è responsabile delle attività effettuate tramite il proprio account, salvo utilizzi non autorizzati tempestivamente segnalati. 5. Fase beta DnAI ProspectOS può essere resa inizialmente disponibile in fase beta privata o ad accesso limitato. Durante la beta: alcune funzionalità possono essere incomplete, modificate o temporaneamente non disponibili; possono verificarsi errori o interruzioni; l’interfaccia, gli agenti, i workflow e le integrazioni possono cambiare; l’accesso può essere gratuito e limitato a utenti selezionati; i feedback degli utenti possono essere utilizzati per migliorare la piattaforma. La partecipazione alla beta non garantisce il mantenimento futuro delle stesse funzionalità, condizioni o modalità di accesso. 6. Utilizzo consentito L’utente può utilizzare il servizio esclusivamente per finalità lecite e professionali, nel rispetto della normativa applicabile e dei diritti di terzi. È consentito utilizzare ProspectOS per: gestire prospect e opportunità; configurare strategie di qualificazione; utilizzare gli agenti AI; registrare informazioni nel CRM; attivare workflow e automazioni; consultare scoring, classificazioni e analisi; collegare integrazioni autorizzate. 7. Utilizzi vietati È vietato: utilizzare il servizio per attività illegali, fraudolente o ingannevoli; inviare spam o comunicazioni non autorizzate; raccogliere dati senza una base giuridica valida; caricare dati ottenuti illecitamente; impersonare altre persone o organizzazioni; violare diritti di proprietà intellettuale o riservatezza; inserire malware, codice dannoso o tentare di compromettere la piattaforma; aggirare controlli di sicurezza, limiti tecnici o autorizzazioni; accedere ad account, workspace o dati appartenenti ad altri utenti; copiare, rivendere, decompilare o effettuare reverse engineering della piattaforma, salvo quanto consentito dalla legge. 8. Trattamento dei dati dei prospect per conto dell’utente 8.1 Ruoli delle parti Quando l’utente inserisce, raccoglie o gestisce attraverso DnAI ProspectOS dati personali relativi ai propri prospect, clienti, collaboratori o contatti commerciali: l’utente determina le finalità e le modalità del trattamento e agisce, di norma, come titolare del trattamento; DnAI Automation tratta tali dati per fornire le funzionalità della piattaforma e agisce, per tali attività, come responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento UE 2016/679. Per i dati necessari alla registrazione, alla gestione dell’account, all’assistenza, alla sicurezza del servizio e agli eventuali rapporti amministrativi, DnAI Automation opera invece come autonomo titolare del trattamento, secondo quanto descritto nella Privacy Policy. 8.2 Oggetto, natura e finalità del trattamento DnAI Automation tratta i dati personali per conto dell’utente esclusivamente nella misura necessaria a fornire le funzionalità richieste attraverso DnAI ProspectOS, tra cui: acquisizione e organizzazione dei prospect; gestione del CRM; conversazioni con agenti AI; qualificazione, scoring e classificazione; sintesi e analisi delle conversazioni; gestione di note, attività, workflow e follow-up; preparazione e gestione delle call; sincronizzazione con integrazioni autorizzate dall’utente; manutenzione, sicurezza e assistenza tecnica della piattaforma. Il trattamento ha durata pari al periodo di utilizzo del servizio, fatti salvi gli eventuali tempi tecnici necessari alla cancellazione dei backup e gli obblighi di conservazione previsti dalla legge. 8.3 Tipologie di dati e categorie di interessati I dati trattati possono comprendere: dati identificativi, come nome e cognome; dati di contatto, come email, numero di telefono o profili di comunicazione; contenuto delle conversazioni; risposte fornite durante la qualificazione; informazioni su interessi, esigenze, motivazioni, dubbi e obiezioni; note e attività commerciali; scoring, classificazioni e stato del prospect; informazioni relative a follow-up, appuntamenti e call; dati tecnici necessari al funzionamento delle integrazioni. Le categorie di interessati possono includere prospect, lead, clienti, potenziali collaboratori, membri di reti commerciali e altri contatti gestiti dall’utente. La piattaforma non è progettata per trattare intenzionalmente categorie particolari di dati personali. L’utente deve evitare di inserire dati sanitari, biometrici, politici, religiosi o altre informazioni sensibili, salvo che il trattamento sia strettamente necessario e legalmente consentito. 8.4 Istruzioni dell’utente DnAI Automation tratta i dati esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate dell’utente. Sono considerate istruzioni documentate: le configurazioni impostate nella piattaforma; le strategie, i workflow e le automazioni attivate; le integrazioni autorizzate; le richieste inviate tramite la piattaforma o i canali di assistenza; i presenti Termini di servizio. DnAI Automation non utilizza i dati dei prospect per proprie attività commerciali, per contattare direttamente gli interessati o per finalità incompatibili con l’erogazione del servizio. Qualora un’istruzione risulti manifestamente contraria alla normativa applicabile, DnAI Automation potrà informare l’utente e sospenderne l’esecuzione. 8.5 Obblighi e responsabilità dell’utente L’utente è responsabile di: disporre di una base giuridica valida per raccogliere e trattare i dati; fornire agli interessati un’informativa adeguata; utilizzare i dati esclusivamente per finalità lecite; configurare correttamente strategie, agenti e workflow; verificare che i dati inseriti siano pertinenti e non eccedenti; gestire le richieste di accesso, rettifica, cancellazione, opposizione o limitazione; non utilizzare la piattaforma per spam, comunicazioni abusive o trattamenti illeciti; informare i prospect quando interagiscono con un sistema di intelligenza artificiale, quando richiesto dalla normativa applicabile. 8.6 Riservatezza e sicurezza DnAI Automation assicura che le persone autorizzate a trattare i dati siano vincolate alla riservatezza e adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, finalizzate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione o distruzione. Le misure possono comprendere controlli di accesso, autenticazione, separazione degli ambienti di lavoro, registrazione degli eventi tecnici, protezione delle credenziali, backup e aggiornamento dei sistemi. 8.7 Fornitori e sub-responsabili L’utente autorizza in via generale DnAI Automation a utilizzare fornitori tecnici e sub-responsabili necessari all’erogazione del servizio, appartenenti, ad esempio, alle seguenti categorie: infrastruttura cloud e hosting; database e autenticazione; servizi di intelligenza artificiale; invio di email e comunicazioni; monitoraggio tecnico e sicurezza; calendari e strumenti di collaborazione; sistemi di pagamento, quando attivati. DnAI Automation richiede a tali soggetti obblighi di protezione dei dati coerenti con quelli previsti dalla normativa applicabile. In caso di aggiunta o sostituzione rilevante di un sub-responsabile, DnAI Automation informerà l’utente attraverso la piattaforma, il sito o l’indirizzo email associato all’account, consentendogli di presentare eventuali obiezioni motivate. 8.8 Assistenza all’utente Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, DnAI Automation assiste ragionevolmente l’utente: nella gestione delle richieste degli interessati; nella protezione e cancellazione dei dati; nella valutazione di eventuali incidenti di sicurezza; nell’adempimento degli obblighi relativi alla sicurezza e alla protezione dei dati. Qualora DnAI Automation riceva direttamente una richiesta proveniente da un prospect, la trasmetterà all’utente interessato, salvo che sia autorizzata o obbligata a rispondere direttamente. 8.9 Violazioni dei dati personali In caso di violazione dei dati personali trattati per conto dell’utente, DnAI Automation informerà l’utente senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuta a conoscenza e fornirà, nei limiti delle informazioni disponibili, gli elementi utili alla valutazione e alla gestione dell’incidente. La decisione circa l’eventuale comunicazione al Garante o agli interessati resta di competenza dell’utente quando questi agisce come titolare del trattamento. 8.10 Restituzione e cancellazione dei dati Alla cessazione del servizio, l’utente può richiedere l’esportazione o la cancellazione dei dati nei limiti delle funzionalità disponibili. Salvo obblighi legali o richieste differenti dell’utente, DnAI Automation cancellerà o renderà inutilizzabili i dati trattati per conto dell’utente entro i tempi tecnicamente necessari, comprese le normali procedure di eliminazione dai backup. 8.11 Verifica del rispetto degli obblighi DnAI Automation mette a disposizione dell’utente le informazioni ragionevolmente necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi applicabili al trattamento effettuato per suo conto. Eventuali verifiche o richieste di approfondimento devono essere proporzionate, motivate e organizzate in modo da non compromettere la sicurezza, la riservatezza degli altri utenti o il normale funzionamento del servizio. 8.12 Validità dell’accordo sul trattamento La presente sezione costituisce l’accordo sul trattamento dei dati personali tra l’utente e DnAI Automation per le attività nelle quali DnAI Automation opera come responsabile del trattamento. L’accettazione elettronica dei Termini di servizio comporta anche l’accettazione della presente sezione. In caso di contrasto tra questa sezione e altre disposizioni dei Termini relative al trattamento dei dati per conto dell’utente, prevale la presente sezione 9. Funzionamento dell’intelligenza artificiale DnAI ProspectOS può utilizzare sistemi AI per: analizzare semanticamente le conversazioni; formulare domande adattive; identificare esigenze, motivazioni e possibili ostacoli; assegnare scoring; classificare i prospect; sintetizzare informazioni; generare suggerimenti operativi e indicazioni per le call. Gli output AI possono contenere errori, omissioni o interpretazioni non corrette. L’utente deve verificare le informazioni e mantiene la responsabilità finale delle decisioni commerciali, delle comunicazioni e delle azioni intraprese. La piattaforma non garantisce che un prospect venga convertito, che una vendita venga conclusa o che vengano ottenuti specifici risultati economici. 10. Scoring e classificazione Lo scoring e la classificazione dei prospect dipendono: dalla strategia configurata; dai criteri definiti nel workspace; dalle informazioni fornite dal prospect; dall’interpretazione effettuata dai sistemi AI; dalla qualità e completezza dei dati disponibili. Le classificazioni come “in target”, “da rivedere” o “non in target” rappresentano strumenti di supporto e non decisioni definitive o infallibili. 11. Integrazioni e servizi esterni La piattaforma può consentire il collegamento a calendari, sistemi di comunicazione, email, fogli di lavoro, CRM, servizi di pagamento e altri provider. L’attivazione di un’integrazione: è facoltativa; richiede l’autorizzazione dell’utente; può essere revocata dall’utente; può essere soggetta ai termini e alle policy del relativo provider. DnAI Automation non controlla la disponibilità, le modifiche o le interruzioni dei servizi esterni e non è responsabile dei malfunzionamenti direttamente imputabili a tali provider. 12. Proprietà intellettuale DnAI Automation mantiene tutti i diritti relativi a: software; codice; architettura; interfacce; agenti; workflow; design; testi; marchi; documentazione; metodologie proprietarie. L’utilizzo del servizio non trasferisce all’utente alcun diritto di proprietà sulla piattaforma. L’utente mantiene la titolarità dei dati, dei contenuti e delle informazioni che inserisce, nei limiti dei diritti eventualmente appartenenti a terzi. 13. Licenza necessaria all’erogazione del servizio L’utente autorizza DnAI Automation a ospitare, elaborare, organizzare e trasmettere i dati inseriti esclusivamente nella misura necessaria per: fornire le funzionalità richieste; eseguire workflow e analisi; mantenere e proteggere la piattaforma; fornire assistenza; rispettare obblighi legali. Tale autorizzazione termina con la cancellazione dei dati o dell’account, fatti salvi tempi tecnici di backup e obblighi legali. 14. Disponibilità, manutenzione e modifiche DnAI Automation mira a mantenere il servizio disponibile e funzionante, ma non garantisce un’operatività continua e priva di interruzioni. Possono verificarsi: manutenzioni programmate o urgenti; aggiornamenti; problemi tecnici; malfunzionamenti di provider esterni; modifiche necessarie per sicurezza, conformità o miglioramento del servizio. Funzionalità, interfacce, agenti e integrazioni possono essere modificati, aggiunti o rimossi. 15. Assistenza Le richieste di assistenza possono essere inviate a: info@dnaiautomation.com I tempi di risposta possono variare in base alla natura della richiesta e alla fase di sviluppo del servizio. 16. Condizioni economiche Durante la fase beta, l’accesso può essere fornito gratuitamente o secondo condizioni comunicate direttamente all’utente. Eventuali piani a pagamento, abbonamenti, trial, rinnovi, workspace aggiuntivi o altri costi diventeranno applicabili soltanto quando: prezzi e condizioni saranno pubblicati o comunicati; l’utente avrà ricevuto le informazioni economiche rilevanti; l’utente avrà accettato espressamente il piano o l’acquisto. Non verrà addebitato alcun pagamento senza una preventiva comunicazione e accettazione. 17. Sospensione e chiusura dell’account DnAI Automation può sospendere o limitare l’accesso in caso di: violazione dei presenti Termini; utilizzo illegale o abusivo; rischio per la sicurezza; tentativi di accesso non autorizzato; attività che possano danneggiare altri utenti o la piattaforma; richieste delle autorità competenti. L’utente può chiedere la chiusura del proprio account scrivendo a info@dnaiautomation.com. Quando possibile, prima di una sospensione definitiva verrà fornita una comunicazione e la possibilità di chiarire la situazione, salvo casi urgenti o gravi. 18. Limitazione di responsabilità DnAI Automation fornisce strumenti destinati a supportare processi commerciali e operativi. Nei limiti consentiti dalla legge, DnAI Automation non è responsabile per: decisioni commerciali prese dall’utente; risultati economici non raggiunti; informazioni inesatte fornite da prospect o utenti; utilizzo non corretto degli output AI; perdita di opportunità commerciali; interruzioni causate da provider esterni; violazioni della normativa commesse dall’utente; dati caricati senza autorizzazione. Nulla nei presenti Termini esclude responsabilità che non possano essere escluse o limitate dalla legge. 19. Privacy Il trattamento dei dati personali è descritto nella Privacy Policy, disponibile sul sito e all’interno della piattaforma. L’utente è invitato a leggerla prima di utilizzare ProspectOS o collegare integrazioni esterne. 20. Modifiche ai Termini I presenti Termini possono essere aggiornati per riflettere: nuove funzionalità; modifiche tecniche; evoluzioni commerciali; requisiti normativi; cambiamenti nella piattaforma. Le modifiche rilevanti saranno comunicate tramite sito, piattaforma o email. L’utilizzo del servizio successivo all’entrata in vigore delle modifiche può richiedere una nuova accettazione. 21. Legge applicabile I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana. Eventuali controversie saranno sottoposte all’autorità giudiziaria competente secondo la normativa applicabile, restando salvi i diritti inderogabili eventualmente riconosciuti all’utente. 22. Contatti Per informazioni sui presenti Termini: Arles Orfei – DnAI Automation Via Tiburtina 65 00029 Vicovaro (RM), Italia Email: info@dnaiautomation.com